Robert Krüger

So erstellst du Kundennummern

Jeder angehende Freelancer wird einmal vor dem Problem stehen — wie vergebe ich Kundennummern? Leider gibt Google zu diesem Thema nicht viel her, deswegen zeige ich Dir hier ein mögliches System zur Kundennummer-Erstellung — mein System!

Nur wenige Menschen denken beim Beginn ihrer Selbstständigkeit an Kundennummern. Zugegeben: Dieses Thema ist höchst unsexy. Auch bei mir hat es ein bisschen gedauert, bis ich ein geeignetes System gefunden habe. Anfangs habe ich Buchstaben in Ziffern “übersetzt”. “Zufällige” Kundennummern erstellt. No more!

Jeder Freelancer sollte sich so früh wie möglich Gedanken über ein geeignetes System machen — sonst endet man mit einem schlecht zu merkenden, undurchsichtigen Zahlenwirrwarr, das sowohl für den Kunden, als auch für euch eine Last ist. Je nach Nummernlänge kann es bei zufälliger Vergabe sogar passieren, dass du nach einiger Zeit unbeabsichtigt eine bereits existierende Kundennummer vergibst — ein Albtraum, der dich bei den Kunden unprofessionell aussehen lässt und einen immensen Verwaltungsaufwand nach sich ziehen kann.

Inhalt

Wie lang sollte eine Kundennummer sein?

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, wie du deine Nummern vergibst. Dir steht es also frei, ob du einfach irgendwas in die Tastatur tippst oder nach einem bestimmten System vorgehst. Eine Kundennummer sollte aber weder zu lang, noch zu kurz sein. Als ideale Länge gelten 6–9 Zeichen.

Es ist dabei ratsam, nicht numerisch vorzugehen. Deine Kundennummer sollte für Außenstehende nicht zu durchschaubar sein. Vermeide es also, die Nummern 00001, 12345678 oder 10000000 zu vergeben. Wenn du zum Beispiel 00001 vergibst, wissen deine Kunden, dass sie dein erster Kunde sind. Denk dran — dein Business soll Professionalität ausstrahlen! 

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsnummer und Kundennummer?

Viele angehende Freiberufler fragen sich, wo der Unterschied zwischen einer Rechnungsnummer und einer Kundennummer liegt.

Kundennummern werden jedem Kunden nur einmal vergeben — einmal erteilt solltest du diese nicht mehr ändern, und unter keinen Umständen einseitig (ohne Kenntnis deiner Kunden)!

Auch Rechnungsnummern dürfen nur einmal vergeben werden. Sie sind aber “fortlaufend”. Jede Rechnung, die du einem Kunden (= stets gleiche Kundennummer) also ausstellst, MUSS eine andere Rechnungsnummer bekommen (= stets andere Rechnungsnummer).

Im Idealfall sind diese fortlaufend (nach 1 kommt 2 kommt 3). Aber auch hier gilt: Der Kunde sollte nicht herauslesen, wie viele Rechnungen du bisher geschrieben hast. Vermeide also 0001, 0002, 0003; 2019–1, 2019–2, … als Rechnungsnummern.

Darüber hinaus bist du aber in deinem Rechnungsnummersystem größtenteils frei. Du kannst zum Beispiel das Datum der Rechnungsstellung nehmen: 20180904-x. Das “x” hinter dem Bindestrich steht in diesem Fall für die Anzahl der Rechnungen, die du in diesem Zeitraum (Monat, Tag) gestellt hast.

Du kannst auch, so wie ich es mache, die Kundennummer Teil deiner Rechnungsnummer machen: [(Kundennummer)-x] = Rechnungsnummer.

Das “x” steht hier für die x. Rechnung, die ich diesem Kunden ausgestellt habe. Beim ersten Auftrag steht hier also “1”, beim zweiten “2” usw.

Wichtig ist nur, dass du eine gewisse Logik anwendest und auch das Finanzamt dein System verstehen kann.

So könnte dein System aussehen!

Lange Rede, kurzer Sinn: Meine Kundennummern bestehen aus vier Segmenten mit je zwei bis drei Ziffern — oder verdeutlicht: AABBCCCDD.

Die ersten beiden Ziffern (AA) beschreiben die Unternehmensart:
10: Privatpersonen
20: Startup
30: KMU (Klein- und mittelständische Unternehmen)
40: Agentur
50: Konzern
60: Organisationen, Vereine, Stiftungen

Die nächsten beiden Ziffern (BB) beschreiben die Art, wie der Kundenkontakt zustande gekommen ist:
11: Hier ist der Kontakt von mir aus ausgegangen, d.h. ich habe die Privatperson oder das Unternehmen angeschrieben.
21: Der Kunde mich kontaktiert. 
31: Dieser Kunde ist ein Netzwerk-Kunde, sprich der Kontakt ist über eine dritte Person zustande gekommen (z.B. jemand hat mich empfohlen).

Im CCC-Teil steht die Branche. 
Die Nummern enden hier alle mit 5 (05, 15, 25, 165…). Die einzelnen Branchen werde ich hier nicht näher hinschreiben — denk nur daran, eine Ziffer für “Sonstige” zu vergeben. Manchmal hat man nämlich Auftraggeber, die man schlichtweg keiner Branche zuordnen kann.
Auch könnte es sich lohnen, hier drei Ziffern zu nutzen (wenn man, so wie ich, mehr als 10 Branchen bedienen will).

Es kann durchaus vorkommen, dass mehrere Kunden die gleiche Unternehmensform, die gleiche Branche und auf dem gleichen Weg zu Kunden geworden sind — für diesen Fall müssen wir uns wappnen.

Beispiel: Eine weitere Agentur aus der HR-Branche kontaktiert uns. Die Kundennummer 40|21|015 ist aber schon vergeben. Was nun?

Hier kommt unser DD-Abschnitt ins Spiel. Je nach Anzahl der verwendeten Ziffern und deinem System hast du nun noch 1–3 Zeichen frei. Hier kannst du von 1 anfangen und fortlaufend nummerieren.

HR-Agentur #1 hätte also die Kundennummer 40210151, #2 die Kundennummer 40210152. (Würde ich für HR-Agentur #2 die erste Rechnung ausstellen müssen, dann wäre die Rechnungsnummer 40210152–1.)

Anmerkung (August 2020): Durch den Wechsel zu Lexoffice musste ich mein Nummernsystem etwas modifizieren, da nur sechsstellige Kunden-nummern möglich sind. Beachtet bitte die Bedingungen eures Buchhaltungsprogramms.

Warum man Nummernsegmente in 10er-Schritten vergeben sollte

Es steht dir völlig frei, wie du dein System gestaltest — natürlich kannst du in jedem Abschnitt mit (00)1 anfangen und in Einer-Schritten nummerieren.

Aber: Jeder weiß auf Anhieb, wie viel 20/30/50/90 geteilt durch 10 sind. Wenn es aber um 64/8, 49/7 oder 96/4 geht brauchen wir schon länger mit dem Kopfrechnen. Ähnlich ist es auch bei Kundennummern.

Es sieht meiner Meinung nach unprofessionell aus, wenn die Kundennummer 01010101, 01030501, 1010101 oder 11111 ist. Welcher Abschnitt steht nochmal für was? Welche Branche steht nochmal für die dritte 1? Wie viele Einsen sind nochmal in der Nummer? Ist es eine 10, oder eine 01?
Wenn du für jeden Abschnitt eine andere (End)Ziffer verwendest, wirkst du professioneller.

Mit einem gut durchdachten System kannst du dir die Kunden zudem viel besser merken, weil du sofort die Branche und Unternehmensart herauslesen, und vor allem auch: sofort schreiben kannst, ohne nachgucken zu müssen! Du brauchst keinen Computer, keine Software, um die Kundennummer herauszufinden, sondern kannst gleichzeitig dein Gehirn trainieren.

Die zweite HR-Agentur, die mich kontaktiert hat? 40. 21. 015. 2. Aus dem Kopf, ohne nachzugucken.
Der Florist, der durch eine Empfehlung auf mich aufmerksam geworden ist? 30. 31. 025. 1.

Warum verwendest du keine Buchstaben?

Es heißt KundenNUMMER, nicht Kundenbuchstaben. 😉 Wenn du Excel, Word und/oder Block+Stift nutzt, kannst du natürlich auch Buchstaben in deine Kundennummer mit aufnehmen. Bei vielen Rechnungs- und Buchhaltungstools wie Goodlance, Debitoor und Co. geht das jedoch nur mit Nummern.

Kann ich noch weitere Daten (Ländercode, Jahr, Monat etc.) mit in die Kundennummer reinnehmen?

Ich habe überlegt, ob ich diese Angaben mit in die obige Kundennummer-Form (AABBCCCJAHRMONATDD) mit aufnehme. Recht schnell habe ich mich aber davon wieder verabschiedet, und zwar aus folgendem Grund: Dafür gibts die Rechnungsnummer! Zudem habe ich die Sachen als nicht so wichtig erachtet. Haltet eure Kundennummer so simpel und kurz wie möglich. Ihr macht es nicht nur eurem Gehirn einfacher, auch eurem Kunden.

Für international tätige Freelancer kann es sich lohnen, Länderkürzel in die Kundennummer aufzunehmen: LÄNDERKÜRZELAABBCCCDD. Es bleibt dir überlassen.

Ich habe mein Buchhaltungsprogramm gewechselt und kann die Kundennummern nicht übernehmen. Was soll ich tun?

Nicht verzagen. Auch mir ist es schon mehrmals passiert. Mache dir Gedanken, wie du dein Kundennummernsystem innerhalb der Regeln des Buchhaltungsprogramms funktionieren können. Kürze, tausche aus, leg Branchen zusammen – du bist der Boss! Weise den Kunden aber darauf hin, dass du die Kundennummer ändern musstest. 

Kann ich einzelne Segmente nach meinen Vorstellungen anpassen?

Natürlich! Zum Beispiel könntest du im BB-Teil eine andere Art des Kundenkontakts festhalten. Ist der Kontakt über Social Media entstanden? Hat er das Kontaktformular auf deiner Website genutzt? Hat er dich telefonisch kontaktiert?

Du kannst auch Segmente tauschen oder weglassen. Es bleibt dir überlassen!

Ich bin in einer anderen Branche tätig - kann ich das auch nutzen?

Ja! Wichtig ist nur, dass du dir frühzeitig Gedanken machst.

Dein System ist dumm! Mein System ist viel besser!

Schön für dich. Mein System richtet sich an angehende Freelancer nicht an Profis. Teile dein System doch in den Kommentaren!

Rechtliche Hinweise

Die obigen Informationen sind ausschließlich allgemeiner Natur.
Ich übernehme keine Verantwortung, falls das Finanzamt bei euch vor Ort zu anderen Schlüssen kommt bzw. andere Anforderungen hat. 
Bitte betrachtet die obigen Informationen daher mit etwas Vorsicht.

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.