Robert Krüger

6 Tipps für Freelancer

Mein erstes Jahr als Freelancer ist zu Ende gegangen. Ich habe in dieser Zeit eine Menge Erfahrungen sammeln dürfen – SEO, Logo- und Flyergestaltung, Websiten-Design und Marketing sind nur ein paar Dinge, die mich seitdem beschäftigt haben. Aber auch Buchhaltung und Geschäftskonto sind wichtige Themen, mit denen sich Freiberufler beschäftigen müssen. Hier gebe ich dir ein paar Tipps, damit du nicht die gleichen Fehler machst wie ich.

Tipp #1: Kein Early Access bei Konten & Buchhaltung!

Eine schicke Website macht noch lange kein gutes Produkt aus! Lass‘ dich vom schicken Design nicht blenden und vergleiche alle Produkte ausführlich. Besonders Freelancer-Konten solltest du ausführlich vergleichen. Gerade die nützlichen Features sind oft hinter Paywalls versteckt, oder werden gar nicht angeboten, bei der Konkurrenz aber schon. Nutze die Testzeiträume und lass‘ dich nicht von „Kommt später“ oder „Coming Soon“-Meldungen blenden. Bei meiner Recherche nach diversen Konten und Buchhaltungs-Tools bin ich über so manches Feature-Request aus 2017 gestolpert, bei dem es „wir arbeiten dran“ hieß – und das immer noch nicht existiert. 

Lies dir deshalb die Kundenbewertungen auf Trustpilot und Co. durch! Buchhaltungssoftware von Startup-Unternehmen mögen zwar ein nettes Design haben, aber wenn dein Anwendungsbereich nicht oder nur ungenügend abgedeckt ist, bringt dir das mehr Schmerzen als Genugtuung. Ich musste zum Beispiel zwei Mal das Buchhaltungsprogramm wechseln, bis ich eines gefunden habe, das mein Kundennummern-System erlaubt.

Tipp #2: Bei E-Mails, Domains, Versicherungen und Co.: Gleich für 12 Monate zahlen!

Während ein extra Geschäftskonto und Buchhaltungs-Tool zumindest am Anfang nicht immer notwendig ist, sieht es bei E-Mails und Domains anders aus. Eine Gmail-Adresse sieht nicht nur unprofessionell aus, sondern birgt auch datenschutzrechtliche Probleme. Ähnlich sieht es in Sachen Domains aus: Niemand wird mit dem Inhaber einer „(…).wordpress.de“- oder „(…).wixsite.de“-Website Kontakt aufnehmen wollen.

Wenn du also planst, deine Freelance-Tätigkeit dauerhaft durchzuführen, und auch bei Auftragsflauten bzw. bei Startschwierigkeiten nicht aufgeben möchtest, solltest du deine E-Mail-Adresse und Domain gleich für 12 Monate buchen. Selbst wenn du 12 Mal monatliche Abbuchungen vereinbarst, kommst du übers Jahr betrachtet günstiger weg, als wenn du Verträge mit monatlicher Kündigungsfrist abschließt. Statt 9,99 Euro zahlst du so vielleicht nur 7,99 Euro. Du sparst übers Jahr betrachtet 24 Euro. Wenn du den Jahresbetrag gleich auf einmal begleichst, kannst du sogar noch mehr sparen. Das klingt nicht viel, aber das ist Geld, dass du ins Marketing (z.B. für Visitenkarten) stecken könntest!

Tipp #3: Lege von jedem Auftrag etwas Geld beiseite!

Die ersten Aufträge sind durch, und du freust dich über den Geldregen? Nicht so schnell, junger Padawan! Auch wenn Geld ausgeben leichter ist als Geld sparen, das Finanzamt hat schon so manchen unvorsichtigen Freiberufler in die Insolvenz und finanziellen Ruin getrieben. 

Am besten erstellst du eine Excel- oder Numbers-Tabelle. In Zeile 1 trägst du die zwölf Monate (Januar, Februar, März) ein, in Zeile 2 deine monatlichen Gewinne. Schreibe alle vergangenen Einnahmen, also auch Gewinne und etwaige Gehälter, und prognostiziere die zukünftigen Einnahmen, auch wenn es schwer fällt! In Spalte 13 rechnest du schließlich alle monatlichen Gewinne zusammen. Die Summe vergleichst du anschließend mit der Einkommensteuer-Tabelle, und schon hast du einen ersten Anhaltspunkt, was das Finanzamt jährlich von dir verlangen könnte. 

Das Steuerrecht ist natürlich 100 Mal komplizierter, und du kannst deine Einkommensteuer durch Werbung oder dem Kauf von Büro-Materialien oder -Möbeln senken. Trotzdem gilt: Lieber etwas zu viel beiseite legen als zu wenig. Selbst wenn du von jedem Auftrag 5-10% zurücklegst hast du schon viel für eine nachhaltige Freelancer-Zukunft getan.

Beispielrechnung für einen Single, ohne Kirchensteuer und Soli:  
prognostizierter Jahresgewinn für 2019: 10000 Euro
voraussichtliche Einkommensteuer: 123 Euro (jährlich)

Neben der Einkommensteuer darfst du auch die Sozialversicherungen nicht aus den Augen verlieren! Anders als bei der Einkommensteuer, bei der der tatsächliche Gewinn ausschlaggebend ist, sind bei den Sozialversicherungen die prognostizierten monatlichen Einnahmen maßgebend. Aus diesen berechnen die Krankenversicherungen dann den monatlichen Beitrag. Hast du zu viel gezahlt, kannst du in der Regel mit einer Rückzahlung oder Verrechnung rechnen, hast du zu wenig gezahlt wird dir eine Nachzahlung in den Briefkasten flattern. Das fiktive Mindesteinkommen beträgt derzeit 1038,33 Euro pro Monat, was je nach Krankenkasse rund 200 Euro entspricht. Monatlich.

tl;dr: Lege von jedem Auftrag 5-20% zurück, notfalls auch bar. Wichtig: Deine Kleinunternehmerregelung schützt dich nicht vor Einkommensteuer und Sozialbeiträgen! 

Tipp #4: Mache dir Gedanken um deinen Auftritt – und ziehe ihn durch!

Okay, du hast dich also entschieden, dass deine Website schwarz-pink aussehen und die Schriftart Times New Roman sein soll. Sehr gut! Merke dir die HEX-Codes deiner Farben oder schreibe sie dir nieder. Nutze die gleichen Farben und Schriften, wenn du deine Visitenkarten, Flyer oder Social-Media-Auftritte gestaltest! Das schindet nicht nur Eindruck und steigert Kundeninteresse, sondern lässt dich und deine Dienstleistungen auch deutlich professioneller aussehen. Und schick sieht es auch aus, wenn alles aus einem Guss ist. Aber glaub‘ mir: Leicht ist es nicht!

Tipp #5: Mache so viel wie möglich selbst!

Die ersten Wochen hatte ich überhaupt keine Website, sondern nur meinen Medium-Blog. Ich hatte Angst vor der Website-Erstellung, weil ich das mit CSS und FTP und HTML und Javascript und kompliziertes Hosting in Verbindung gebracht habe und ich absolut nicht programmieren kann. Zudem ist WordPress ja auch ein ziemlich (mächtiges) Biest, was die Oberfläche angeht. 

Ende September bot mir Daniel von D3Smedia an, die Website für mich zu gestalten. Da ich solche Dinge aber lieber selber mache, habe ich angefangen, mich damit näher zu beschäftigen. Bei meinem E-Mail-Service (1&1 IONOS) habe ich mich erkundigt, ob die auch WordPress hosten – und siehe da, sie tun es. Somit konnte ich den ganzen „Under the hood“-Kram ausgelagern. Schließlich bin ich auf Elementor gestoßen – und war beeindruckt, wie leicht und schnell das Designen von Websites nun vonstatten geht! 

Ähnlich sah es auch mit Grafiktools wie Affinity Designer aus. Das höchste der Gefühle war Paint! Doch dank umfangreicher und detaillierter Youtube-Videos und Erklärungen konnte ich mich in die Materie reinfuchsen – und habe u.a. mein Logo und meinen derzeitigen Flyer im Grafik-Programm erstellt. Hätte ich diese Aufgaben ausgelagert, hätte ich nicht nur viel Geld zahlen müssen, sondern auch nichts gelernt.  

Tipp #6: Überdenke dein Leben!

Es mag klischeehaft klingen, aber wann, wenn nicht jetzt? Der Start in deine Freiberuflichkeit bietet die beste Möglichkeit, Lebensentscheidungen zu überlegen oder zu tätigen. Was ich damit meine?

Ganz einfach: Muss es unbedingt die teure Wohnung in Berlin-Prenzlauer Berg oder Charlottenburg sein? Vielleicht tut es eine günstige Wohnung im Vorort auch? Vielleicht lohnt sich sogar ein Umzug zurück in die Nähe deiner Eltern. Als Freelancer kannst du schließlich deine Dienste von überall anbieten. 

Ich habe meine Wohnung in Berlin gegen eine Wohnung in meiner Heimatstadt eingetauscht, und spare nun fast 300 Euro allein an Miete. Gerade am Anfang extrem wichtig! Kündige teure Verträge wie Telefon oder Strom und schaue dich nach günstigeren Alternativen um! Brauchst du die teure ÖPNV-Monatskarte im Abo oder reichen Einzeltickets?

Und jetzt zu euch: Welche Tipps würdet ihr angehenden Freelancern geben? Schreibt es in die Kommentare!

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